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Leitfaden Ehrenamt

Leitfaden Ehrenamt St. Christophorus Wanne-Eickel

Prambel          

Ausgangslage                                                                         

Erstkontakt                                                                            

Kontraktgesprch                                                                   

Aufnahme

Begleitung, Fortbildung, Konfliktmanagement                               

Wertschtzung und Dank                                                          

Verabschiedung Ehrenamtlicher aus ihrem Dienst 

Bild: Sarah Frank, Factum/ADP In: Pfarrbriefservice.de                                                                                

 

Prambel

Die vielfltigen Formen des Ehrenamtes in unserer Pfarrei St. Christophorus reichen von gezielten, punktuellen Einstzen, ber die Bereitschaft an begrenzten Projekten mitzuwirken, bis hin zur lngerfristigen bernahme von Aufgaben und Verantwortung. Dieses ehrenamtliche Engagement ist nicht selbstverstndlich, aber es bestimmt zu groen Teilen das Leben in den Gemeinden. Die ehrenamtlichen Mitarbeiter:innen haben dafr Anerkennung und das Interesse von Hauptamtlichen und Gemeindemitgliedern verdient. Die vorliegenden Leitlinien sollen helfen, Menschen mit Begabungen und Charismen in unserer Pfarrei zu entdecken, fr das Ehrenamt zu motivieren und bei ihrem Einsatz zu begleiten. Dazu gehrt, dass sie ber Ablufe, Regelungen und Zustndigkeiten in den jeweiligen Einsatzorten informiert sind und ihnen Ansprechpersonen zur Seite stehen.

Die im vorliegenden Leitfaden aufgefhrten Manahmen, beziehen sich dabei vorrangig auf ehrenamtliche Aktivitten im Geltungsbereich der Einrichtungen in Trgerschaft der Pfarrei St. Christophorus Wanne-Eickel. Fr eigene Rechtstrger dienen sie zur Orientierung, als Empfehlung und als Vorschlag.

 

Ausgangslage 

Die Situation in unserer Pfarrei mit ihren 9 Gemeinden ist gekennzeichnet durch unterschiedliche Traditionen im Umgang mit ehrenamtlich Mitarbeitenden. Die berwiegende Anzahl der Ehrenamtlichen in Gemeinden und Verbnden sind im sogenannten klassischen Ehrenamt aktiv, dies grtenteils schon seit etlichen Jahren. 

Nachfolgend mchten wir als Sachausschuss Ehrenamt unser Grundverstndnis von ehrenamtlicher Aktivitt formulieren: Als Ehrenamt definieren wir die freiwillige, verbindliche bernahme einer Aufgabe in unserer Pfarrei, die in der Regel ohne monetre Vergtung ausgebt wird. 

Wir unterscheiden hierbei zwischen dem klassischen Ehrenamt und dem neuen Ehrenamt.

Klassisches Ehrenamt

Klassisches Ehrenamt verstehen wir berwiegend als das Engagement in Verbnden, Vereinen und Gruppen, das vor allem durch eine dauerhafte Bindung gekennzeichnet ist. Auch in diversen liturgischen, diakonischen und caritativen Diensten, sind Ehrenamtliche im klassischen Ehrenamt in unserer Pfarrei aktiv.

Beispiele fr klassisches Ehrenamt in St. Christophorus:

  • Engagement in Gremien der Gesamtpfarrei (z.B. VVR, PGR oder Gemeindeausschuss)
  • Engagement in einem Verein oder Verband (z.B. CKD, KAB, KjG u.a.)
  • Engagement im liturgischen, diakonischen und caritativen Diensten auf Ebene der Kirchengemeinden und der Gesamtpfarrei (z.B. Lektor:innen, Messdiener:innen, Wortgottesfeierleiter:innen u.a.)

Im Zuge der vielfltigen Entwicklungen in Gesellschaft und Kirche hat sich auch das Ehrenamt gewandelt und ist inzwischen ebenfalls vielfltiger geworden. Somit definieren wir ehrenamtliches Engagement im Sinne des neuen Ehrenamtes als projektartiges, nicht auf Dauer angelegtes Engagement in unterschiedlichen Ttigkeitsfeldern unserer Pfarrei.

Beispiele fr neues Ehrenamt in St. Christophorus:

  • Mitarbeit in der Erstkommunionvorbereitung 
  • Ordnungsdienste in Gottesdiensten im Zuge der Corona-Pandemie

 

Ausgehend davon gehen wir von nachfolgend beschriebener, aktueller Grundsituation in unserer Pfarrei aus:

  • Das klassische Ehrenamt in Vereinen und Verbnden sowie Aktivitten, die dieser Form entsprechen, geht vielerorts sprbar zurck (lter werdende Ehrenamtliche, sinkende Angebotsattraktivitt)
  • neue Formen ehrenamtlichen Engagements zeigen sich bisher nur sporadisch (Ordnungsdienste in Gottesdiensten zu Pandemiezeiten) 
  • hufig wird von Ehrenamtlichen mehr Untersttzung eingefordert (zum Beispiel bei routinemigen Pflichtaufgaben)
  • lngst nicht alle ehrenamtlichen Aktivitten haben noch hauptamtliche Ansprechpersonen (fest zugeordnet)
  • die Eingliederung neuer, interessierter Ehrenamtlicher in bestehende Aktivitten gestaltet sich oftmals schwierig
  • fr die im liturgischen Dienst ttigen Ehrenamtlichen (Kster:innen, Lektor:innen,  Kommunionhelfer:innen, Ministrant:innen) gelten sowohl die allgemeinen Spielregeln fr ehrenamtliches Engagement als auch die besonderen Rahmenbedingungen fr die liturgischen Dienste (Beauftragungen, Miteinander von Haupt- und Ehrenamt). Diese mssen im Miteinander von Sachausschuss Ehrenamt und Sachausschuss Liturgie erfasst und geklrt werden. 
  • Insgesamt sollte das Verhltnis vom Sachausschuss Ehrenamt zu anderen Gremien und Ausschssen der Pfarrei bestimmt werden

 

Daraus ergeben sich fr uns folgende Handlungsleitlinien fr die Zukunft

  • Wir wollen versuchen, klassisches und neues Ehrenamt ausgewogen zu f rdern. Keine Form soll bevorzugt oder benachteiligt werden. Dabei wollen wir auch ehrenamtliche Aktivitt auf Ebene der unserer Pfarrei zugehrigen Einrichtungen aktiv bercksichtigen und frdern.
  • Uns ist bewusst, dass Ehrenamtsfrderung eine eigenstndige Aufgabe der Pfarrei werden muss, die ihrerseits auch personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen bentigt, zum Beispiel einen Sachausschuss Ehrenamt und spter die Installation einer Ehrenamtskoordination (hauptamtlich oder auf Honorarbasis).
  • Wegen der zurckgehenden hauptamtlichen Ausstattung der Pfarrei wird es auch notwendig sein, das Zusammenspiel von Haupt- und Ehrenamtlichen neu zu definieren.

Die Untersttzung ehrenamtlicher Aktivitt macht auf Dauer die Einrichtung einer personellen Ressource notwendig, die die administrativen und inhaltlichen Anforderungen auffangen kann. Die damit verbundenen auch zeitlich hohen Anforderungen machen auf Dauer eine professionelle Ehrenamtskoordination notwendig.

Ausgehend von den Bedingungen in unserer Pfarrei St. Christophorus, definieren wir das Aufgabenspektrum einer Ehrenamtskoordination, die diese Aufgaben ausfhren soll, wie folgt:

  • Vernetzung ehrenamtlicher Aktivitt auf Pfarreiebene und Kontaktpflege
  • Einfhrung und Weiterentwicklung von Standards ehrenamtlicher Bettigung
  • Funktion als feste Ansprechperson und Untersttzung fr Ehrenamtliche und Hauptamtliche in der Pfarrei
  • Entwicklung neuer Engagementformen und Projekte und deren Evaluation
  • Der Aufbau und die Aufrechterhaltung von Frderstrukturen zur Untersttzung ehrenamtlichen Engagements (Ansprechpersonen, Kontaktpflege, Schnupper-Praktika u.a.)

 

Erstkontakt

Der wertschtzende Umgang in den vielfltigen Aufgabenfeldern unserer Pfarrei ist uns ein zentrales Anliegen. Daher mchten wir auch im Kontakt mit potentiellen, ehrenamtlich Mitarbeitenden, die fr uns wichtigen Haltungen zum Ausdruck bringen. Wir mchten auf   Menschen zugehen, sie   ansprechen, ihnen zuhren und sie dabei untersttzen, Aufgaben und Einsatzbereiche nach ihren Begabungen, Fhigkeiten und Charismen zu finden. Wir mchten auch sensible und einfhlsame Ansprechpersonen sein, wenn auf uns zugegangen wird. Dabei wollen wir immer offen sein fr die unterschiedlichsten Wnsche und   Erwartungen. Wir wollen ehrlich die vorhandene Situation schildern. Wir wollen im Hren und Beraten gemeinsam mit den Interessierten die Mglichkeiten suchen, die sich fr jeden individuell anbieten. Dabei wollen wir auch von unserem eigenen Engagement erzhlen und von unseren positiven Erfahrungen im Engagement in Pfarrei und Gemeinde berichten. Wir sind davon berzeugt, dass es das offensive „Ich traue dir das zu“ als Zusage braucht, um Menschen zu einem Engagement zu ermutigen. Von besonderem Wert ist es, die Bedeutung und Wichtigkeit jeder einzelnen Ttigkeit vor Ort zu nennen und hervorzuheben. Alle Ehrenamtlichen und jede ehrenamtliche Bettigung sind wichtig.  Fr die Ehrenamtlichen bedeutet es eine Aufwertung der Ttigkeit, wenn sie um diese Bedeutung wissen, um dann in einem weiteren Gesprch mit den jeweiligen Gruppen und Vereinen Kontakt aufzunehmen.

 

Kontraktgesprch

3.1 Allgemeines

Innerhalb der Pfarrei St. Christophorus gibt es vielfltige Mglichkeiten sich ehrenamtlich zu engagieren. Als Trger, der dieses Engagement ermglicht, ist es uns wichtig, sich bereits im Vorfeld mit potentiellen neuen ehrenamtlich Mitarbeitenden eingehend auseinanderzusetzen. Jemand, der sich fr ein ehrenamtliches Engagement in der Pfarrei bzw. Gemeinde entscheidet, wird daher zu einem verbindlichen Kontraktgesprch eingeladen.  An diesem Gesprch nimmt die an ehrenamtlicher Mitarbeit interessierte Person und mindestens eine Vertretung der Trgerseite teil. Das Kontraktgesprch orientiert sich an einer Checkliste, die im Laufe des Gesprchs bearbeitet und als Gesprchsprotokoll schriftlich dokumentiert wird. Um die Bedeutung einer wertschtzenden Grundhaltung zu unterstreichen, wird fr dieses Gesprch ein angenehmer Rahmen von den einladenden Personen geschaffen. Die wesentlichen Rahmenbedingungen und Vereinbarungen zwischen der ehrenamtlich beschftigten Person und dem Trger werden vorgestellt und besprochen. Ziel dieses Gesprchs ist es auch, dass sich beide Seiten nher kennenlernen. Die Trgervertretung erlutert detailliert die Mglichkeiten zu ehrenamtlichem Engagement. Gegebenenfalls kann den Bewerber:innen eine Orientierungsphase angeboten werden, in der sie sich, zunchst unverbindlich, mit einem mglichen Ehrenamt vertraut machen knnen. Die Besprechungspunkte eines Kontraktgesprches sind in der nachfolgenden Checkliste enthalten:

 

3.2 Checkliste Kontraktgesprch

  • Erfassung der Kontaktdaten
  • Bisherige Erfahrungen im Ehrenamt
  • Motivation fr das zuknftige Engagement
  • Geplanter/gewnschter Einsatzbereich
  • Ansprechpartner
  • Schlssel
  • Versicherungen, Haftpflicht
  • Verbindliche Vereinbarungen (siehe dazu Punkte unter 3.2.)
  • Mglichkeiten zur Aus-und Fortbildung

 

3. 2. Verbindliche Vereinbarungen

Je nach Aufgabenbereich, Ttigkeit und Trgerzustndigkeit muss individuell entschieden werden, welche verbindlichen Vereinbarungen fr eine ehrenamtliche Mitarbeit in der Pfarrei St. Christophorus bzw. der 

jeweiligen Gemeinde oder Gruppe gelten. Diese knnen sich je nach Einsatz unterscheiden. Die folgende Liste dient als Orientierung und wird bei Bedarf fortlaufend ergnzt.

  • Institutionelles Schutzkonzept (fr Kinder- und Jugendarbeit)
  • Hausordnung
  • Schlsselquittung
  • Auslagenerstattung
  • Anforderungen (Hygieneschulung, Vertraulichkeit)
  • Versicherungen, Haftung, Verantwortlichkeiten
  • Pfarreiansprechpersonen und Gemeindeausschuss

 

Aufnahme

Die Art und Weise der Einfhrung bzw. ffentlichen Vorstellung wird mit den ehrenamtlich Mitarbeitenden besprochen. Die unter Punkt 2 beschriebene Grundhaltung soll ebenfalls bei der Aufnahme neuer, Ehrenamtlicher zum Ausdruck kommen.

Mgliche offizielle Vorstellung neuer Ehrenamtlicher:

  • Neue, ehrenamtlich Mitarbeitende sollten z.B. in Mitgliederversammlungen die Gelegenheit haben, sich den entsprechenden Gremien bzw. Projektgruppen vorzustellen und die anderen Mitarbeitenden kennenzulernen. Befinden sich diese Personen noch in einer Orientierungsphase, so ist zu gewhrleisten, dass eine verstrkte Betreuung und Begleitung erfolgt.
  • In Absprache mit den neuen Ehrenamtlichen knnen sie in Gemeindebriefen, Infotafeln, etc. einer breiteren ffentlichkeit vorgestellt werden.
  • Je nach Art des Amtes besteht auch die Mglichkeit, die neuen ehrenamtlich Mitarbeitenden im Rahmen eines Gottesdienstes einzufhren. Form und Rahmenbedingungen werden mit den Ehrenamtlichen besprochen.

 

Begleitung, Fortbildung, Konfliktmanagement

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5. Begleitung, Fortbildung

5.1 Regelmiger Kontakt zum Sachausschuss Ehrenamt (spter zum Ehrenamtsbeauftragten)

Der Sachausschuss Ehrenamt ist die zentrale Anlaufstelle fr die Ehrenamtlichen in der Pfarrei St. Christophorus. Er steht bei Fragen und Problemen - sowohl den Ehrenamtlichen als auch den Gemeinden, Verbnden und Vereinen - als Kontakt zur Verfgung. 

5.2 Aufzeigen und Vermittlung von Fortbildungsangeboten

Ehrenamtliche stehen je nach ihren Aufgaben vor verschiedensten Herausforderungen, mit denen sie bis dahin nicht konfrontiert waren. Der Sachausschuss Ehrenamt zeigt bei Bedarf Fortbildungsangebote auf und vermittelt diese. 

5.3 Konfliktmanagement

Im Falle von Meinungsverschiedenheiten und Streits unter Ehrenamtlichen oder zwischen Ehrenamtlichen und Hauptamtlichen bietet der Sachausschuss Ehrenamt sich vermittelnd an. Seine Rolle besteht dabei in der Schlichtung.

 

Wertschtzung und Dank

Ehrenamtliche stellen ihre persnliche Zeit zur Verfgung, um mit ihren Charismen und Fhigkeiten die Menschen unserer Pfarreifamilie zu bereichern. 

Wir halten eine wertschtzende Form der Anerkennung ihres ehrenamtlichen Einsatzes fr notwendig. Deshalb ist uns die Etablierung von Wertschtzung und Dank fr das geleistete Amt, ein besonderes Anliegen. 

Dies kann auf vielfltige und den Ehrenamtlichen entsprechende Art und Weise geschehen, die sowohl innerhalb der Gemeinden, als auch auf Ebene der Gesamtpfarrei Ausdruck finden kann und soll.

 

6.1 Jhrliche Festveranstaltung

Jhrlich sollte eine Dankeschn-Veranstaltung in den einzelnen Gemeinden durchgefhrt werden, zu der die dort ttigen Ehrenamtlichen eingeladen werden. Daran sollten auch Mitglieder des Pastoralteams, Kirchenvorstandes und des Pfarrgemeinderats teilnehmen.

Als Sachausschuss Ehrenamt sehen wir auerdem auch auf Gesamtpfarreiebene verstrkt die Notwendigkeit zur gemeindebergreifenden Vernetzung und schlagen dazu ein mgliches Veranstaltungsformat vor.

 

6.2 Aufmerksamkeit und Geschenk

Bei der Abgabe von Aufmerksamkeiten sollte eine persnliche Ansprache evtl. durch eine Karte, Einlage oder Brief erfolgen.

 

6.3 Anfordern einer Bescheinigung ber geleistete Mitarbeit

Ehrenamtliche haben auf Wunsch Anspruch auf eine Bescheinigung ber die von ihnen geleistete Mitarbeit (Form und Umfang mssen noch definiert werden.)

 

6.4 Ehrenamtskarte

Bei Erfllung der jeweils gltigen Voraussetzungen kann bei der Stadt Herne eine Ehrenamtskarte beantragt werden. Die Bedingungen knnen im Internet nachgelesen werden.

 

Verabschiedung Ehrenamtlicher aus ihrem Dienst

Neben der Aufnahme und der Begleitung von Ehrenamtlichen gehrt auch die Verabschiedung fr Menschen, die den ehrenamtlichen Dienst verlassen, zur Kultur der Wertschtzung dem Ehrenamtlichen Engagement gegenber. hnlich wie die unter ,,Wertschtzung und Dank“ aufgefhrten Optionen, sollten auch Mglichkeiten berlegt werden, wie Ehrenamtliche aus ihrem Dienst entlassen werden knnen. Auf Gemeindeebene existieren bereits unterschiedliche Traditionen und Ausdrucksweisen, daher soll berlegt werden, inwieweit diese auch auf Pfarreiebene zusammengefhrt werden knnten. Der Sachausschuss wird dazu ein exemplarisches Format entwickeln.

peter_weidemann_pfarrbriefservice

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